Implementación de un sistema de información web de seguimiento de trámites en la gestión documentaria de la Universidad Nacional de San Martín - Tarapoto 2016

Abstract

Lo que busca la siguiente investigación es evaluar el efecto de la implementación de un sistema de información web de seguimiento de trámites en la gestión documentaria, diagnosticar las necesidades operativas en la gestión de trámites documentarios, la implementación de un sistema web de trámite documentario y analizar la relación y efecto entre la implementación del sistema de información web y la gestión documentaria que evalúa los tiempos de trámite. El tipo de investigación utilizada fue la aplicada, con un diseño experimental de tipo pre experimental transeccional, con dos grupos de control y experimental. La puesta en producción del sistema web de trámite documentario fue significativa para la universidad puesto que demostró su utilidad al permitir a los usuarios verificar en tiempo real el lugar y estado de sus trámites, estar al pendiente de dichos trámites y esto a la vez trajo una reducción en los tiempos de los trámites, demostrando la ventaja que les brindaba el sistema. Viendo los resultados obtenidos, se sugiere a la universidad estandarizar sus políticas referentes al proceso de gestión documentaria para así desarrollar un completo sistema de información de trámite documentario, también desarrollar talleres a los trabajados sobre el uso de nuevas tecnologías para una fácil asimilación de estos al uso de nuevos sistemas y finalmente a la Oficina de Informática y Comunicaciones de continuar con el desarrollo y mantenimiento del sistema de seguimiento de trámite documentario actualizándose según las exigencias de los usuarios y utilizando patrones de diseño de software para su fácil sostenibilidad y escalabilidad a futuro.

The purpose of the following research is to evaluate the effect of the implementation of a web-based information system for tracking procedures in document management, to diagnose the operational needs in document management, the implementation of a web-based system for document processing, and to analyze the relationship and effect between the implementation of the web-based information system and document management that evaluates processing times. It was an applied type of research, with a transectional pre-experimental experimental design, with two control and experimental groups. The implementation of the document processing web system was significant for the university as it proved its usefulness by allowing users to verify in real time the location and status of their paperwork, to be aware of their procedures. This at the same time brought a reduction in processing times, demonstrating the advantage that the system offered them. Considering the results obtained, it is suggested that the university standardize its policies regarding the document management process in order to develop a complete document processing information system. In addition, workshops on the use of new technologies should be developed for the employees in order to facilitate their assimilation to the use of new systems. Finally, the Information Technology and Communications Office should continue with the development and maintenance of the document processing tracking system, updating it according to user requirements and using software design patterns for its easy sustainability and future scalability.