Mejoramiento de la gestión de trámite documentario utilizando firma digital en el Proyecto Especial Alto Mayo - Moyobamba

Abstract

The Alto Mayo Special Project (PEAM) is a governmental institution belonged to the Regional Government of San Martin us a dependent execution unit, under this fact the PEAM has been implementing its actions with the combined use of Treasure resources, donations and External Credits. Therefore it has regulatory and administrative functions and also provides administrative procedure manuals (TUPA. Text of Administrative Procedures); these management tools are the source for the planning of management indicators on the process of documentary proceeding, which has a deficiency in growth file control of the organization and its dependencies. For the following research, the application of a documentary systematization process based on digital signature is proposed as a solution, in order to improve the process in self. This solution is designed as a measure system as focused as the analysis and design of organizational reality of PEAM. The methodologies and development solution tools software provide the easy form of registration and monitoring of documents, digital supporting files, process of control table to generate certification by digital signature of enabled users. The development of this document, guides the reader in gradual knowledge of the problem, the analysis and design of the alternative of solution. Legal considerations about technologies involving on digital signature and document scanning are evaluated.

El Proyecto Especial Alto Mayo (PEAM) es una institución que forma parte del Gobierno Regional de San Martín como unidad ejecutora dependiente; en este contexto el PEAM ha venido ejecutando sus acciones con el uso combinado de recursos del Tesoro Público, donaciones y Crédito Externo. Por consiguiente cuenta con las normativas y funciones administrativas; así también contempla los manuales de procedimientos administrativos (TUPA Texto Único de Procedimientos Administrativos); estas herramientas de gestión son la fuente para el planteamiento de indicadores de gestión en torno al proceso del trámite documentario, el cual presenta una deficiencia en el control del crecimiento del archivo general de la organización y sus dependencias. En la presente tesis se propone como solución la sistematización del proceso de trámite documentario basado en firma digital, para la mejora de dicho proceso en el PEAM. Esta solución está pensada como un sistema a medida por lo que se avoco el análisis y diseño a la realidad organizacional del PEAM. Las metodologías y herramientas de desarrollo de la solución de software proveen las facilidades para registrar y hacer seguimiento de expedientes, soporte de archivos digitalizados, control del proceso por tablero de verificación y generar certificados para consignar firmas digitales de los usuarios habilitados para su uso. La organización de este documento, guía al lector en el conocimiento gradual del problema, el análisis y diseño de la alternativa de solución. Se evalúan las consideraciones legales que implican las tecnologías de la firma digital y la digitalización de documentos.